Mục 1
Quy mô và phạm vi
Fidi Milk Group gồm ba pháp nhân: hai công ty thương mại và một công ty sản xuất. Sản phẩm chính là sữa bột và yến chưng; ngoài ra nhà máy nhận gia công và sản xuất theo yêu cầu của khách hàng bên ngoài.
Đặc điểm quyết định độ khó của bài toán không nằm ở số lượng pháp nhân, mà ở chỗ hai luồng giá trị đều đi xuyên qua cả ba pháp nhân:
| Luồng | Bước | Pháp nhân thực hiện | Điểm bàn giao |
|---|---|---|---|
| Luồng 1Gia công và sản xuất theo yêu cầu | Tiếp nhận, chốt yêu cầu, báo giá, hợp đồng | Thương mại | ◇ 1 khách hàng → Thương mại |
| Nghiên cứu công thức, mẫu, thiết kế bao bì | Sản xuất | ◇ 2 Thương mại → Sản xuất | |
| Sản xuất và kiểm soát chất lượng | Sản xuất | — | |
| Giao hàng, nghiệm thu, xuất hóa đơn | Thương mại | ◇ 3 Sản xuất → Thương mại | |
| Luồng 2Hàng mang thương hiệu Fidi | Kế hoạch và sản xuất | Sản xuất | — |
| Nhập kho và phân phối | Thương mại | ◇ 4 Sản xuất → Thương mại | |
| Kênh GT / MT / Online / Horeca | Thương mại | — | |
| Điểm bán và người tiêu dùng | ngoài tập đoàn | ◇ 5 Thương mại → thị trường |
Hai luồng cắt ngang ranh giới pháp nhân năm lần. Mỗi điểm ◇ hôm nay là một lần dữ liệu được chép tay sang một file hoặc một nhóm chat khác — cũng chính là nơi mốc thời gian biến mất và trách nhiệm trở nên mơ hồ. Riêng quy trình gia công hiện chạy trên Google Drive cộng hai nhóm Zalo, theo biên bản họp ngày 17/6/2026 của Quý Công ty.
Phạm vi của bảy phân hệ
Bảy phân hệ trong tài liệu này khép kín cả hai luồng: phân hệ 01–05 lo Luồng 1 và phần vận hành nội bộ của Luồng 2; phân hệ 06–07 lo phần thị trường của Luồng 2, tức các điểm bàn giao ◇ 4 và ◇ 5.
Mục 2
Bảy phân hệ đề nghị triển khai
Nhóm AVận hành nội bộ
| # | Phân hệ | Bài toán đang gặp | Nội dung chính | Kết quả Ban Giám đốc nhận được |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Quản lý dự ánnền của sáu phân hệ còn lại | Không xác định được một dự án gia công đang ở khâu nào, đã chờ bao lâu và ai chịu trách nhiệm | 11 chặng có cổng duyệt cho luồng gia công · bốn dấu thời gian mỗi chặng · đếm số vòng làm lại · ba cổng tiền (cọc công bố, cọc bao bì, cọc nguyên liệu mới) | Bảng điều hành hằng ngày · thời gian thật của từng khâu · danh sách việc đang tắc kèm bộ phận chịu trách nhiệm |
| 02 | Quản lý KPI | Chỉ số phải tổng hợp thủ công nên trở thành nội dung thương lượng mỗi kỳ đánh giá | 3–4 chỉ số cho một vai trò, sinh tự động từ bản ghi công việc · thẻ KPI công khai công thức và cho tra xuống bản ghi gốc · ba nấc gắn với thu nhập | Chốt KPI cuối tháng không cần họp thống nhất số · so sánh được giữa các kỳ và giữa người cùng vai trò |
| 03 | Quản lý nhân sự | Chưa có căn cứ số liệu để bố trí người và để tái cấu trúc bộ máy | Bảng kỹ năng theo công đoạn · bảng khối lượng công việc theo tuần · gợi ý phân công theo tải thực tế · khung năng lực số cho nhân sự | Biết vai trò nào quá tải, khâu nào là nút thắt · hồ sơ đầu vào cho phương án tái cấu trúc dựa trên số liệu |
| 04 | Quản trị sản xuấtphạm vi rộng nhất — xem mục 3 | Định mức dựng lại thủ công sau khi sản xuất xong · hồ sơ lô ghi tay · không đo được hiệu suất thiết bị · truy xuất nguồn gốc mất hàng giờ | Chín nhóm chức năng: kế hoạch sản xuất · công thức và định mức · lệnh sản xuất và điều độ · kho và vật tư theo lô · chất lượng QA/QC · an toàn thực phẩm HACCP/GMP · hồ sơ lô điện tử và truy xuất · bảo trì thiết bị · kết nối thiết bị và đo tự động | Định mức chuẩn từng dòng sản phẩm · hiệu suất thiết bị theo thời gian thực · truy xuất một lô dưới 2 phút · hồ sơ sẵn sàng cho đánh giá chứng nhận |
| 05 | Quản lý kế toán | Giá thành thực tế không đối chiếu được với giá đã báo cho khách | Giá thành theo SKU và theo lô · theo dõi ba khoản cọc và công nợ · nghiệm thu chuyển thẳng sang xuất hóa đơn · đối chiếu giá thành thực tế với báo giá | Lãi gộp từng đơn gia công · chênh lệch giá thành trong ngưỡng ± 7% · dòng tiền gắn với tiến độ dự án |
Nhóm BThị trường
| # | Phân hệ | Bài toán đang gặp | Nội dung chính | Kết quả Ban Giám đốc nhận được |
|---|---|---|---|---|
| 06 | Quản lý bán hàng | Chỉ tiêu giao xuống đội bán hàng nhưng không đối chiếu được với thực hiện theo thời gian thực; không nắm được nhân viên đã đi tuyến nào, ghé điểm bán nào | Tuyến viếng thăm theo ngày · chấm công tại điểm bán · chụp ảnh trưng bày · đặt hàng ngay tại điểm bán · chỉ tiêu chia nhỏ từ tháng xuống tuyến, xuống nhân viên, xuống ngày · hồ sơ khách hàng và chăm sóc sau bán | Tỷ lệ điểm bán còn hoạt động · tỷ lệ viếng thăm có đơn · số SKU trung bình trên một điểm bán · tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu theo từng nhân viên |
| 07 | Quản lý và hỗ trợ kênh phân phối | Hai công ty thương mại cùng bán ra thị trường nhưng chưa có chính sách phân chia kênh và giá thống nhất; chương trình khuyến mãi quyết toán thủ công | Tách kênh GT / MT / Online / Horeca / B2B, mỗi kênh một chính sách giá và chiết khấu gắn với pháp nhân phụ trách · hồ sơ và tồn kho nhà phân phối · đăng ký, duyệt ngân sách, nghiệm thu bằng ảnh hiện trường và quyết toán chương trình khuyến mãi, trưng bày | Doanh thu và lãi gộp theo từng kênh · số vụ xung đột giá giữa các kênh · chi phí khuyến mãi trên doanh thu · số ngày tồn kho tại nhà phân phối |
⚠ Điều kiện tiên quyết của phân hệ 07 không phải là phần mềm
Fidi có hai công ty thương mại cùng bán ra thị trường. Trước khi cấu hình bất kỳ hệ thống phân phối nào, Quý Công ty cần chốt chính sách phân chia kênh và giá giữa hai pháp nhân. Nếu chưa chốt, hệ thống sẽ trung thực ghi lại một cuộc xung đột giá thay vì ngăn nó — và mọi báo cáo lãi gộp theo kênh đều không dùng được.
Mục 3
Phân hệ 04 — Quản trị sản xuất toàn diện
Đây là phân hệ có phạm vi rộng nhất trong bảy phân hệ, đồng thời là phân hệ duy nhất kéo theo đầu tư thiết bị. Vì vậy Đơn vị tư vấn trình bày tách riêng, gồm chín nhóm chức năng và ba chặng nâng dần.
3.1Chín nhóm chức năng
| # | Nhóm chức năng | Nội dung | Chỉ số sinh ra | Chặng |
|---|---|---|---|---|
| 4.1 | Kế hoạch sản xuất | Kế hoạch tổng thể từ đơn gia công và nhu cầu thị trường · kế hoạch chủ đạo theo tuần · hoạch định nhu cầu vật tư từ định mức, tồn kho và thời gian giao hàng của nhà cung cấp · lập lịch chuyền theo ca · cân đối năng lực với đơn hàng · cam kết ngày giao có căn cứ | Tỷ lệ giao đủ đúng hạn · sai lệch kế hoạch so thực hiện · tỷ lệ lấp đầy năng lực chuyền | 1 |
| 4.2 | Công thức và định mức | Thư viện công thức có phiên bản · định mức nguyên vật liệu nhiều cấp: nguyên liệu → bán thành phẩm → thành phẩm · định mức tiêu hao và dung sai cho phép · phương án thay thế nguyên liệu · quy đổi đơn vị và hệ số hao hụt | Chênh lệch định mức chuẩn so tiêu hao thực tế · số phiên bản công thức đang hiệu lực | 1 |
| 4.3 | Lệnh sản xuất và điều độ | Lệnh sản xuất theo lô · cấp phát nguyên vật liệu theo lệnh · ghi nhận sản lượng theo ca, chuyền và công đoạn · chuyển bán thành phẩm giữa các công đoạn · ghi nhận dừng máy kèm mã lý do dừng | Sản lượng theo ca · thời gian dừng máy phân theo nguyên nhân · thời gian chuyển đổi giữa hai lô | 1 |
| 4.4 | Kho và vật tư | Nhập – xuất – tồn theo lô và hạn dùng, xuất theo nguyên tắc cận hạn trước · tồn kho nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm và thành phẩm · kiểm kê và điều chỉnh có phê duyệt · cảnh báo tồn tối thiểu và hàng cận hạn | Độ chính xác tồn kho · số ngày tồn theo nhóm hàng · giá trị hàng cận hạn | 1 |
| 4.5 | Chất lượng — QA / QC | Kế hoạch lấy mẫu và bộ chỉ tiêu theo từng công đoạn · phiếu kiểm nghiệm nguyên liệu đầu vào, trong chuyền và thành phẩm · quyết định thả lô / giữ lô / loại bỏ · xử lý sản phẩm không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa | Tỷ lệ đạt ngay lần đầu · thời gian trả kết quả kiểm nghiệm · số lô bị giữ và lý do | 1 |
| 4.6 | An toàn thực phẩm — HACCP / GMP | Điểm kiểm soát tới hạn và ngưỡng cho từng công đoạn · nhật ký vệ sinh, kiểm soát dị vật, nhiệt độ kho và phòng sạch · hồ sơ phục vụ đánh giá nội bộ và chứng nhận bên ngoài | Số lần vượt ngưỡng điểm kiểm soát tới hạn · độ đầy đủ hồ sơ khi bị đánh giá | 2 |
| 4.7 | Hồ sơ lô và truy xuất nguồn gốc | Hồ sơ lô gộp toàn bộ bản ghi của một lô vào một chỗ · cây phả hệ lô: nguyên liệu → bán thành phẩm → thành phẩm → khách hàng · truy ngược và truy xuôi · diễn tập thu hồi định kỳ | Thời gian truy xuất một lô · độ đầy đủ hồ sơ lô · kết quả diễn tập thu hồi | 13 |
| 4.8 | Bảo trì thiết bị | Lý lịch từng thiết bị · bảo trì phòng ngừa theo lịch và theo giờ chạy tích lũy · sửa chữa đột xuất và quản lý phụ tùng · lịch sử hỏng hóc theo thiết bị | Thời gian trung bình giữa hai lần hỏng · thời gian trung bình khắc phục · tỷ lệ bảo trì phòng ngừa đúng hạn | 2 |
| 4.9 | Kết nối thiết bị và đo tự động | Cân định lượng, máy chiết rót, máy đóng gói, máy dò kim loại, máy in hạn dùng · cảm biến nhiệt – ẩm kho và phòng sạch · đồng hồ điện, nước, hơi · bộ thu thập số liệu đặt tại nhà máy, có bộ nhớ đệm nên không mất dữ liệu khi rớt mạng · AI nhận diện hình ảnh kiểm nhãn, hạn dùng, mức đầy, hộp móp và trả tín hiệu loại bỏ về máy | Hiệu suất thiết bị (khả dụng × hiệu suất × chất lượng) · tiêu hao năng lượng trên một đơn vị sản phẩm | 23 |
3.2Ba chặng nâng dần
| Chặng | Mốc | Phạm vi bổ sung | Dữ liệu được ghi nhận bằng cách nào |
|---|---|---|---|
| 1 Quản trị | M2 → M3+ 04 – 09/2027 |
Kế hoạch sản xuất · công thức và định mức · lệnh sản xuất và điều độ · kho theo lô và hạn dùng · chất lượng QA/QC · hồ sơ lô số hóa | Người vận hành nhập trên bảng đặt tại chuyền. Biểu mẫu điện tử thay sổ giấy, chưa kết nối thiết bị. |
| 2 Đo tự động | M5 06/2028 |
Kết nối thiết bị hiện có · hiệu suất thiết bị theo thời gian thực · hồ sơ lô điện tử tự điền thông số · bảo trì phòng ngừa · HACCP/GMP số hóa | Thiết bị tự ghi, người vận hành chỉ xác nhận. Số thao tác nhập tay giảm mạnh, độ tin cậy số liệu tăng. |
| 3 Kiểm soát bằng AI | M6 12/2028 |
AI nhận diện hình ảnh loại sản phẩm lỗi ngay trên chuyền · phát hiện bất thường thông số trước khi thành lỗi lô · truy xuất nguồn gốc toàn nhà máy | Hệ thống tự phát hiện và can thiệp. Sản phẩm lỗi bị loại tại chuyền thay vì phát hiện ở khâu kiểm cuối. |
⚠ Nguyên tắc chặn của phân hệ 04
Không mở Chặng 2 khi Chặng 1 chưa chốt được mã lô chuẩn và định mức chuẩn. Thiết bị đo và AI chỉ tạo ra giá trị khi đã có sẵn khung dữ liệu để đổ số vào; mua thiết bị trước khung dữ liệu là cách phổ biến nhất khiến một dự án nhà máy thông minh dừng lại ở mức trình diễn.
Tương tự, AI ở Chặng 3 cần tối thiểu 12 tháng dữ liệu sạch từ Chặng 2 mới có cơ sở học. Đây là lý do Chặng 3 nằm ở cuối lộ trình chứ không phải đầu.
3.3Ranh giới với các phân hệ khác
| Ranh giới | Thuộc phân hệ 04 | Thuộc phân hệ khác |
|---|---|---|
| Giá thành | Cung cấp tiêu hao thực tế, giờ máy, giờ công theo lô | Tính giá thành và lãi gộp — 05 Kế toán |
| Kế hoạch nhu cầu | Chuyển nhu cầu thành lệnh sản xuất và nhu cầu vật tư | Dự báo nhu cầu theo kênh và SKU — 06 · 07 Thị trường |
| Năng suất người | Ghi nhận sản lượng theo ca và theo người | Đánh giá KPI cá nhân — 02 KPI · bố trí nhân lực — 03 Nhân sự |
| Hồ sơ công bố sản phẩm | Cung cấp kết quả kiểm nghiệm lô | Quản lý hồ sơ pháp lý và công bố — 01 Dự án (chặng G6) |
Mục 4
Quan hệ phụ thuộc — vì sao theo thứ tự này
Đây là lý do kỹ thuật khiến thứ tự không đảo được:
- KPI và Nhân sự chỉ có số khi công việc đã để lại dấu thời gian và có chủ. Triển khai trước phân hệ dự án thì cả hai đều phải nhập tay — và chỉ số nhập tay là chỉ số thương lượng được.
- Sản xuất cần mã lô chuẩn và danh mục nguyên vật liệu đã làm sạch để gắn số đo vào đúng lô.
- Kế toán cần định mức thực tế từ sản xuất mới tính được giá thành, và cần các mốc cổng tiền từ dự án mới theo dõi được cọc và công nợ.
- Bán hàng và Kênh phân phối cần giá thành chuẩn theo SKU từ Kế toán mới tính được lãi gộp theo kênh, và cần năng lực cùng lịch sản xuất từ Sản xuất mới cam kết được ngày giao với khách mà không phải gọi điện hỏi nhà máy.
Vòng khép kín
Hai phân hệ thị trường không chỉ nhận dữ liệu mà còn trả về: nhu cầu thật theo kênh và theo SKU chính là đầu vào để nhà máy lập kế hoạch sản xuất, thay cho dự báo cảm tính. Đây là lý do hai phân hệ này nên triển khai sau Sản xuất chứ không phải trước — chỉ khi nhà máy đã có năng lực đáp ứng thì dữ liệu nhu cầu mới có chỗ dùng.
Mục 5
Lộ trình theo mốc bàn giao
Lộ trình dưới đây lấy đúng các mốc M0 – M6 của
FDM-DX-RM-01, chỉ gắn thêm phân hệ tương ứng.
T0 = 09/2026, tổng thời lượng 27 tháng.
| Mốc | Thời điểm | Phân hệ | Kết quả bàn giao |
|---|---|---|---|
| M0 | T0 + 1,5 th 10/2026 |
Chuẩn bị | Quy trình đích 11 chặng, bảng phân vai trách nhiệm, mô hình dữ liệu chuẩn, số liệu nền đo tay 10 dự án gần nhất |
| M1 | T0 + 4,5 th 01/2027 |
01 Dự án | Chạy thử 5 dự án gia công thật, đi hết G1 → G11 trên hệ thống, song song cách làm cũ |
| M2 | T0 + 7 th 04/2027 |
01 Dự án 04 Sản xuất chặng 1 — lõi |
100% dự án gia công mới chạy trên hệ thống · lệnh sản xuất và hồ sơ lô vận hành · dừng theo dõi bằng file rời và nhóm chat |
| M3 | T0 + 9 th 06/2027 |
02 KPI 03 Nhân sự |
Bộ KPI chốt sau 3 tháng đo · bảng khối lượng công việc thực tế · phương án tái cấu trúc trình Ban Giám đốc |
| M3+ | T0 + 9 – 12 th 06 – 09/2027 |
04 Sản xuất chặng 1 — đầy đủ 05 Kế toán |
Kho theo lô và hạn dùng · chất lượng QA/QC · giá thành chuẩn theo SKU và theo lô · chênh lệch giá thành trong ngưỡng ± 7% |
| M4 | T0 + 15 th 12/2027 |
06 Bán hàng 07 Kênh phân phối |
Hệ thống phân phối chạy trên toàn đội bán hàng của hai công ty thương mại · đơn hàng và viếng thăm ghi nhận ngay tại điểm bán, không nhập lại ở văn phòng · lãi gộp theo từng kênh |
| M5 | T0 + 21 th 06/2028 |
04 Sản xuất chặng 2 | Hồ sơ lô điện tử tại chuyền · hiệu suất thiết bị theo thời gian thực trên một chuyền pilot |
| M6 | T0 + 27 th 12/2028 |
04 Sản xuất chặng 3 | Truy xuất nguồn gốc toàn nhà máy — tra một lô bất kỳ dưới 2 phút |
Bốn lưu ý về tiến độ
- Phân hệ Sản xuất trải dài nhất — từ M2 đến M6. Đây là hệ quả của phạm vi chín nhóm chức năng tại mục 3, không phải do tiến độ chậm. Chặng 1 (quản trị) hoàn tất trong 12 tháng đầu; hai chặng sau phụ thuộc đầu tư thiết bị và mức đầy đủ của dữ liệu.
- Hai phân hệ thị trường chạy trong cửa sổ M3 → M4, tức từ tháng thứ 8 đến tháng thứ 15. Trong đó phân hệ 07 khởi động trước phân hệ 06 khoảng một tháng, vì chính sách kênh và giá phải chốt xong mới cấu hình được đội bán hàng.
- Khoảng M3 → M5 là mốc chặn bắt buộc. Nếu M3 không đạt — nghĩa là KPI chưa tự sinh được hoặc bản đồ tải công việc chưa đủ tin cậy — thì phần thiết bị của phân hệ Sản xuất lùi lại, không chạy song song.
- Năm phân hệ đầu hoàn tất trong 12 tháng đầu. Toàn bộ ba yêu cầu Ban Giám đốc đã nêu (lượng hóa công việc, định lượng KPI, bức tranh điều hành hằng ngày) đạt được ở mốc M3, tức tháng thứ 9.
Mục 6
Năm nguyên tắc xuyên suốt
- Chuẩn hóa quy trình trước, hệ thống viết song song. Không cấu hình hệ thống khi chưa mô tả đúng quy trình đang chạy; hệ thống bám theo quy trình, không phải ngược lại.
- Chỉ đo những chỉ tiêu hệ thống tự ghi nhận được. Chỉ số cần nhân viên khai báo thủ công sẽ mất hiệu lực trong vòng ba tháng.
- Một mã duy nhất cho mỗi đối tượng dùng chung. Khách hàng, SKU, nguyên vật liệu, công đoạn, mã lô — dùng chung cho cả ba pháp nhân.
- Ba tháng đầu chỉ đo, chưa gắn thu nhập. Đây là điều kiện để dữ liệu trung thực, mà dữ liệu trung thực là toàn bộ giá trị của khoản đầu tư.
- Dữ liệu thuộc về Quý Công ty. Đơn vị tư vấn đồng thời là đơn vị xây dựng hệ thống, nên cam kết ba điều sau ngay trong hồ sơ thiết kế : mô hình dữ liệu được công khai, có cổng kết nối dữ liệu hai chiều (API), và Quý Công ty xuất được toàn bộ dữ liệu thô bất kỳ lúc nào.
Mục 7
Nội dung đề nghị Quý Công ty cho ý kiến
| # | Nội dung | Kiến nghị của Đơn vị tư vấn |
|---|---|---|
| 01 | Phạm vi Nhịp 1 | Bắt đầu từ luồng gia công — nơi công việc đi qua đủ ba pháp nhân nên dữ liệu có sức đại diện cao nhất |
| 02 | Thứ tự bảy phân hệ | Theo đúng bảng mục 5, không đảo thứ tự vì lý do phụ thuộc dữ liệu tại mục 4 |
| 03 | Phạm vi Chặng 1 của phân hệ 04 | Xác nhận sáu nhóm chức năng của Chặng 1 tại mục 3.2 — đây là phần quyết định khối lượng công việc trong 12 tháng đầu |
| 04 | Chuyền thí điểm cho Chặng 2 | Chọn một chuyền duy nhất làm thí điểm; Đơn vị tư vấn đề xuất chuyền sữa bột vì sản lượng ổn định hơn |
| 05 | Chính sách phân chia kênh và giá giữa hai công ty thương mại | Chốt chậm nhất tại mốc M3, trước khi cấu hình phân hệ 07. Đây là quyết định kinh doanh, không phải quyết định phần mềm — và là điều kiện chặn của cả hai phân hệ thị trường |
| 06 | Nhân sự dự án | Một trưởng dự án toàn thời gian, chốt trước T0 = 09/2026 · bổ sung vai trò QA/QC hiện chưa có trong quy trình |
§
Điều khoản về tài liệu
- Phạm vi sử dụng. Tài liệu được lập riêng cho Fidi Milk Group phục vụ mục đích trao đổi và thống nhất phương án. Nội dung tài liệu không phải cam kết hợp đồng và không thay thế hợp đồng dịch vụ giữa hai bên.
- Bảo mật. Tài liệu chứa thông tin về hoạt động nội bộ của Quý Công ty. Đơn vị tư vấn cam kết không cung cấp cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của Quý Công ty.
- Quyền sở hữu. Phương pháp luận và khung phân tích trình bày trong tài liệu thuộc quyền sở hữu của Đơn vị tư vấn. Quý Công ty được sử dụng nội dung tài liệu cho mục đích nội bộ.
- Số liệu minh họa. Mọi số liệu trong các ví dụ là số mô phỏng nhằm minh họa cấu trúc báo cáo, không phản ánh tình hình thực tế của Quý Công ty.
- Hiệu lực của các đề xuất. Các đề xuất về thời lượng và phương án triển khai trong tài liệu có hiệu lực tham chiếu trong 90 ngày kể từ ngày lập.
Đơn vị tư vấn
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GENYSIC
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Trần Mạnh Dũng
Trưởng phòng dự án
Trưởng phòng dự án
Quý Công ty
FIDI MILK GROUP
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Họ tên · Chức danh